构筑创新空间

构筑创新空间

 

共享工作空间越来越受大小企业的欢迎。但企业应该如何确定这个方式是否适合呢?

 

有观点指出,公共空间只适合初创公司。最近,大公司也开始开展“联合办公”改革,除了降低租金成本和租约灵活外,还可收获很多益处。然而,有的公司发现,这一方法未必适用于所有公司。

共享工作空间的发展趋势在全球快速增长。共用工作空间研讨公司GCUC和调查研究咨询公司Emergent Research发现,2017年全球共有11790个共用工作空间,涉及174万成员。其预期到2022年人数将上升到510万人。这个行业的一个典型代表是The We Company(前称WeWork),其在27个国家100个城市的425个地点拥有超过40万名成员。财富500强企业中有1/3都在WeWork中设有办公空间。

在亚洲,大企业在The We Company占用比例甚至更高。在新加坡,员工超过1000人的公司占比达45%,而在大中华地区,这个数字是38%

WeWork东南亚执行总监Turochas Fuad说:“我们正在经历一场工作与生活方式的巨大转变;人们更加注重联系的意义,打造超越自身的价值。”

 

建立沟通桥梁

共享工作空间的一大吸引力在于联合性。多数公共空间公司都希望培养一个共同工作的社群,且都会使用开放式办公桌,以及定期举办社交活动、健康集会、产品发布会和投资者会议。

位于俄勒冈州波特兰的金融软件公司Expensify曾经在伦敦租用了4年的共享工作空间。Expensify的欧洲、中东与非洲营销经理Lindsey Peckham说,共享空间的美妙之处在于,员工可以轻松与其他想法相同的公司的同行交流。

她说道:“有很多活动都是非常好的联合机遇,我们得以参与到技术社区中去——机会远比我们留在一个私密的小办公室里要多。”

通过与初创公司共同工作,诸如毕马威(KPMG)等大型专业服务公司希望能够识别出新兴趋势,支持初创公司在生命周期早期发展的机会。毕马威的英国发展总监Kirsty Mitchell说道:“通过将毕马威的小团队安排到共用工作空间中,我们成为了快速运行的生态系统的一部分,每天与企业共同工作,在它们发展的过程中予以支持,并在企业崛起的同时发现关键问题和机遇。”

她认为,这些环境还能够帮助毕马威的项目团队想出解决问题的新方法,而不是被禁锢在公司内部的会议室,用她的话来说,就是扼杀创造力。

国际律师事务所Mourant的伦敦执行合伙人Robert Duggan说,走向共用工作空间会给组织带来更大的文化变革。虽然最开始只是因为办公室租约到期而希望另寻办公场所,但律所却别出心裁,采用了一种创新的办公模式。

“之前,大家每天都要穿正装上班,”Duggan解释道,“我们没有试过这样灵活的联合办公模式。”

他说,本来初衷是改变着装要求,规定员工穿着适合办公的衣服上班,只在开会时着适当的服装。然而,最终发现影响并不大,人们依然穿着正装。

“如果我们要搬到一个更加开放的环境,我不希望员工会感觉不自在。于是,我们在办公室搬迁之前3个月采取了更加正式的便装政策和灵活的工作政策,而我必须发挥带头作用。过程非常艰难,因为我还得将衣柜里的衣服全部换一遍!”

但随着Duggan和其他高级领导人都开始自觉做出改变后,基层员工也逐渐做出了改变。便装要求和开放布局的环境,为公司内部带来了一种更加团结协作、更具个人意识,也更有社交活力的工作氛围。

完成这种转变的过程也不是一帆风顺的。Duggan大笑说道:“一开始,打电话简直就是一场灾难。环境非常吵杂,很容易影响到其他人的工作,但员工们慢慢学会了在接到电话时调整自己的音量。”他表示,这种行为是由员工自发产生的。“实际上,这里比我想象中安静得多,”他说道,“人们会在社交区域交谈,从文化角度来说,这很有帮助。它将人们凝聚了在一起。”

 

打造合适空间

很多共用工作空间公司采用的现代设计和布局都可以提高员工士气。例如增加绿色作物和阳光等,这些简单的方法都可以有效提高员工参与度。这被称为“亲近自然的设计”,而Robertson Cooper的一份报告发现,这样能够使员工的身心健康水平、创造力和生产力水平提高15%。另一项由《建筑与环境》(Building and Environment)期刊发表的研究发现,相比在未经认证的建筑物内工作的员工,在经“绿色认证”的建筑物内工作的员工在认知机能测试(根据薪酬、工作类型和教育背景等因素核对结果)中得分高出26.4%,而疾病综合征的表现低30%。好处显而易见,超时工作或带病工作每年都会为给美国的雇员带来1500亿美元的生产力损失。

共同工作还有其他好处,尤其是在竞争激烈的招聘市场中吸引和留用人才方面。共同工作空间往往会带有年轻雇员期望的一些附加福利,比如免费咖啡和自助啤酒,疗养中心和拳击课程。

Mitchell指出,如果只是因为看起来酷或为了削减成本或提高生产力而将团队迁至共同工作空间,并不能实现企业期望的发展。

其中一个原因是,员工有不同的需要——这并不是一个万能的市场。例如,软件工程师的电脑屏幕不能有强光折射,但一些销售人员会更喜欢光线充足的工作环境,而且可能发出嘈杂的声响。因此,必须确保空间中的所有元素都适合你。The We Company会与潜在租客进行沟通,了解他们的需要,创建一个适合的办公空间。

Fuad说:“办公区域不仅仅是一个租赁来的办公场所,更是一个能够塑造全体员工工作体验的动态环境。”

共同工作公司也必须适应当地文化,量身定制办公室环境。比如说,因为大多数印尼人口都是穆斯林,因此The We Company在雅加达建立的办公室还设有祈祷室。The We Company部分亚洲地区办公室的会议室比较大,比如大中华地区,那是因为当地对大会议室的需求比较大。

 

享受健康体验

如果公司贴合员工的需要,量身定制工作空间,那在这些空间工作还会给员工带来其他健康益处。马萨诸塞州卡罗尔管理学院(Carroll School of Management)波斯顿分院的管理与组织助理教授Lyndon Garrett解释道:“当孤独感和社交隔离遍及环境时,人们就会渴求社交联系。人们就会要求工作空间提供某种形式的社团环境,这将能够吸引员工,尤其是注重工作意义的千禧一代。”

《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)的一项研究发现,在工种不同的人之中工作——这也是共同工作的基础——能够加强员工的个性特点。对于小企业老板来说尤其明显,这一类人往往会感受到压力和孤独感。共同工作在于共享,韩国美妆公司TONIC15的创始人Jin Kwon受此鼓舞,迁入了一个由伦敦公司创立的共享工作空间。

她说:“当我们经历难关时,能够和社团内的人交谈的确很有启发性。大家都愿意帮忙。他们对你的成功十分感兴趣。”比如说,她得到了同行租客有关投资的建议,并在共同工作空间举行了一场产品展示活动。

 

保持紧密联系

当然,对于公司来说,最显而易见的好处在于,共享空间比较灵活,价格适宜,公司可以避免长期租赁。房地产服务公司JLL的英国房地产与工作空间总监Andrew O'Donnell说道:“灵活的市场能够让组织根据人员和客户规模随时扩张或收缩空间。”

但共享空间依然存在不少问题。部分组织为独立团队提供共享空间,但却令团队与主营业务之间的联系更加薄弱。而共同工作公司本身的文化可能会让这种问题恶化。

O'Donnell解释称:“员工有时能够融入到运营者的联合办公文化中,却无法融入其雇主的文化中。”因此,他建议,企业应该避免将新人安排到共享工作空间工作,而且共享工作空间的选址应该要靠近其办公室。

为了解决这个问题,部分共同工作空间的运营者会为租客提供视频会议软件,保证在更大的团队范围内保持联系。Bobby Marhamat是洛杉矶一家初创公司的首席执行官,他采取了一种不同的方式,即在共同工作空间中设置了一个与共享区域隔离的独立私人办公室。很多大企业都倾向选择这种共享工作方式,尤其是需要处理敏感信息的企业。这能够解决共同工作空间的几个常见缺点:人员过多、嘈杂、混乱和缺乏私密性。

Marhamat说:“我们的企业个性就是喜欢在私密的空间里面工作。但当我们走到公共空间和大厅时,我们就会被一群和我们一样、对企业充满热忱的人所环绕。”

The We Company还有其他可以解决私密性问题的解决方案。WeWork大中华区产品交付副总裁余昇鸿表示:“我们可能会使用聚乙烯私密隔板,或者战略性地将特定设计要素放在一起,提供所需的私密性。我们也会在特殊的大型会议室安装静电控制转换玻璃,确保成员在进行绝密会议时也能够感觉舒适。”

Peckham建议先尝试共享空间,以便找到最完美合适的模式。她说:“每个共同工作空间都会带来不同的东西。有些空间虽然未必面面俱到,但却能够形成一个强大的社区环境(反之亦然)。”

但最重要的是,公司需要对使用共同工作空间设立一个清晰的商业目标。

O'Donnell说道:“共同工作是一项新潮事物,但选择共同工作空间并不一定是明智之举。加强与客户和人才之间的关联度、吸引客户和人才或快速调整办公室组合等才应是考虑加入共同工作空间的理由。”

 

采纳共同工作空间的公司需要考虑的三大要素

产能:共享工作空间中可能比较拥挤,常见问题包括会议室不够或者没有可以会见客户或进行私密对话的私人空间。参观办公空间,看看会议室数量是否足够,不失为一个好主意。

租客:联合共享是共同工作最明显的益处之一。的确,在共同工作空间里工作的人和你的体验和空间本身一样重要。因此,应当在签约之前了解空间中的其他企业,以及这些企业是否与你的目标相一致。

定价:很多企业是因为低廉的租金和灵活的租赁才选择使用共同工作空间。共享办公室可能可以带来很多附加福利,但要确保在签约之前清楚了解你的会员计划中包含什么,以免落入隐藏费用的陷阱。

关注瀚纳仕社交媒体

关注瀚纳仕社交媒体

您可以通过博客或领英、微信、微博和优酷等社交媒体与我们保持联系。

        

联系我们

联系我们

联系我们以获取优质的职位推荐。

查找最近的瀚纳仕办公室